System Eldorado

System do zarządzania egzekucją w placówkach handlowych – czym jest Eldorado

W czasach wysokiej rotacji pracowników w handlu i usługach bardzo istotne stało się dostarczenie pracownikom narzędzi, które w łatwy sposób umożliwią nawet niewykwalifikowanym sprzedawcom realizowanie standardów i innych zaleceń centrali sieci detalicznej. Eldorado jest prostym w użyciu systemem ułatwiającym przeprowadzenie promocji w punkcie sprzedaży, sprawdzenie stopnia realizacji standardów detalicznych, a nawet przeprowadzenie mikro szkoleń dla pracowników. System działa w chmurze, więc jego uruchomienie trwa zaledwie kilka godzin i dodatkowo nie wymaga angażowania IT. System eldorado nalerzy do rodziny oprogramowania typu Sales Force Automation (SFA), które ułątwia zarządzanie rozproszoną siecią handlową. Dzięki oprogramowaniu tego typu management ma realny wpływ na działania pracowników handlowych znajdujących się często setki kilomentrów od siedziby centrali.

Promocje w punkcie sprzedaży (Promocje PoS)

System umożliwia zarządzanie promocjami w punkcie sprzedaży. Centrala zleca wykonanie akcji promocyjnej, a placówki otrzymują jasną informację jakich działań się od nich oczekuje danego dnia. Sklepy potwierdzają wykonanie akcji, dzięki czemu kierownictwo otrzymuje informację o stopniu realizacji promocji w sieci.

Centrala zleca przeprowadzenie akcji promocyjnej

Centrala sieci detalicznej zleca swoim punktom realizację promocji wprowadzając ją do systemu. Mogą to być akcje własne danej sieci handlowej, jak i promocje uzgodnione z producentem lub dystrybutorem produktu. Centrala określa w systemie jak ma wyglądać oraz w jakim terminie ma być przeprowadzona dana akcja promocyjna. Dodatkowo do poszczególnych zleceń można dołączyć dokumenty ze szczegółowym opisem akcji oraz zdjęcia pokazujące perfekcyjnie zrealizowaną akcję promocyjną, czyli standard, do którego mają dążyć sklepy.

Wszystkie promocje i zadania dla sklepu w jednym miejscu

Placówki detaliczne, na jednym ekranie aplikacji mobilnej, widzą wszystkie akcje jakie danego dnia mają przeprowadzić (zgodnie z oczekiwaniem centrali). Dzięki temu, że „wszystko znajduje się w jednym miejscu”, pracownicy sklepu nie muszą przeszukiwać przepastnego archiwum e-maili lub komunikatorów, i doskonale wiedzą jakie zadania przed nimi postawiła centrala sieci.

Pracownik placówki detalicznej wykonuje dane zlecenie, np. aranżuje materiały promocyjne zgodnie z zalecaniami centrali, a następnie w aplikacji potwierdza wykonanie danej czynności. Jeśli wymaga tego centrala, pracownik przygotowuje dokumentację fotograficzną danej promocji. Robi to bezpośrednio z aplikacji mobilnej, dzięki czemu zdjęcia automatycznie indeksują się do danej akcji promocyjnej w danym sklepie.

Transparentna informacja o stopniu realizacji promocji

Dzięki systemowi Eldorado organizacja zyskuje przejrzystość i informacje w czasie rzeczywistym o stopniu realizacji poszczególnych promocji w każdym punkcie sprzedaży. Centrala, podobnie jak i managerowie regionalni nadzorujący placówki handlowe na bieżąco mogą monitorować realizację promocji w poszczególnych sklepach. Dzięki załączonym fotografiom mogą na bieżąco korygować realizację akcji w placówce.

 

Dodatkowo system generuje raporty syntetyczne umożliwiające obiektywny pomiar stopnia realizacji promocji w poszczególnych placówka i regionach, dzięki czemu organizacja zyskuje informację na temat stopnia spełnienia oczekiwań centrali (compliance). Informacja ta może zostać użyta jako element systemu motywacyjnego i stać się jednym z kluczowych wskaźników efektywności (KPIs) dla placówek detalicznych i regionów.

 

Zastosowanie systemu Eldorado ułatwia rozliczenie się z podmiotami zewnętrznymi które finansują daną akcję promocyjną. Dzięki pełnej dokumentacji zdjęciowej partner finansujący akcję promocyjną zyskuje pewność, że akcja została zrealizowana zgodnie z umową.

 

Elektroniczna checklista standardów, czyli moduł audytów detalicznych

Kolejnym elementem systemu Eldorado jest moduł audytów detalicznych. Umożliwia on sprawdzenie stopnia realizacji standardów detalicznych przez poszczególne placówki. Centrala sieci na podstawie ksiąg standardów detalicznych przygotowuje w systemie Eldorado elektroniczne checklisty, które następnie używane są regularnie do kontroli punktów sprzedaży.

Przygotowanie cheklisty audytu detalicznego

Centrala po analizie księgi standardów detalicznych określa jakie elementy i z jaką częstotliwością należy sprawdzać. Zwykle grupuje zagadnienia w logiczny sposób, tak aby można było dokonać oceny standardów przechodząc po sklepie tylko raz. Następnie w systemie Eldorado poprzez łatwy interface tworzy cheklisty / ankiety. Do każdego z pytań w chekliście można określić liczbę punktów, tak by dana ankieta automatycznie zliczała punktację i określała wynik danej placówki. Następnie, po przetestowaniu cheklisty, centrala określa częstotliwość z jaką dana ankieta ma być przeprowadzana oraz kto jest odpowiedzialny za przeprowadzenie audytu (zwykle są to managerowie regionalni).

Przeprowadzenie kontroli

Manager regionalny lub inny wyznaczony pracownik podczas wizyty w sklepie loguje się do systemu Eldorado na urządzeniu mobilnym (lub komputerze) i przeprowadza ankietę po kolei odpowiadając na pytania. Podczas przeprowadzania kontroli ma możliwość uzupełnienia cheklisty o dodatkowe informacje (zwłaszcza rozbieżności w stosunku do standardu) jak też wykonuje konieczną dokumentację fotograficzną. Po przeprowadzeniu ankiety otrzymuje informację o uzyskanej punktacji, co umożliwia przedyskutowanie wyniku z kierownikiem i pracownikami sklepu. 

Analiza wyników audytu detalicznego

Centrala sieci może śledzić wyniki poszczególnych audytów zarówno na poziomie poszczególnych sklepów, regionów jak i całej sieci. Dzięki zagregowanym wynikom można łatwo zidentyfikować problemy całej sieci lub poszczególnych regionów. Analiza „sklep po sklepie” pozwala przyjrzeć się szczegółowo wynikom danej placówki wraz ze szczegółowymi komentarzami odstępstw od standardów jak i przejrzeć zdjęcia z danego sklepu.

Rapid eLearning

System Eldorado umożliwia również przeprowadzenie szybkich szkoleń zdalnych. W obliczu dużej rotacji pracowników i braku czasu na długie szkolenia system Eldorado wpisuje się w nowoczesny trend tak zwanych szkoleń typu „rapid eLearning”.

Centrala sieci przygotowuje krótkie 2-3 minutowe szkolenia (w formie prezentacji lub krótkiego filmu) zakończone szybkim mini testem (z 1 lub dwoma pytaniami). Takie szkolenia pracownicy sklepu przeprowadzają w wolnej chwili po zalogowaniu do systemu Eldorado. Dzięki temu można osiągnąć wysoką częstotliwość interakcji szkoleniowej bezpośrednio w miejscu pracy sprzedawcy, efektywnie wykorzystując jego czas pracy.  

Dla kogo jest system Eldorado

System Eldorado znajduje zastosowanie w sieciach detalicznych, dla których bardzo ważne jest egzekwowanie standardów centrali, czyli wszędzie tam, gdzie kierownictwo sieci kieruje się zasadą „retail is detail”. Eldorado nadaje się dla sieci własnych jak i franczyzowych. System sprawdza się w sieciach które zarządzają przynajmniej kilkoma placówkami, choć dzięki dowolnej segmentacji placówek nadaje się też znakomicie dla sieci z kilkuset punktami detalicznymi czy nawet większych organizacji.

 

Dzięki swojej elastyczności i prostocie budowy system Eldorado może być wykorzystywany w zależności od potrzeb danej sieci. Na przykład sieć aptek wykorzystuje Eldorado do zarządzania promocjami PoS w aptekach, duży detalista zarządza ekspozycją w sklepach spożywczych, a sieć barów sałatkowych używa Eldorado, aby kontrolować jakość prezentacji jedzenia. Sieć siłowni wykorzystuje system do zarządzania aktywnościami w swojej sieci franczyzowej.