Sklepy odzieżowe

Opis przypadku – zarządzanie wystawą w sieci sklepów odzieżowych

System Eldorado oprócz przeprowadzania audytów placówek handlowych oraz do planowania i zarządzania akcjami promocyjnymi w sklepie umożliwia również planowanie i kontrolę wykonania zmiany dekoracji czy wystawy. Oto opis przypadku wykorzystania Eldorado właśnie do zarządzania zmianą ekspozycji w sieci sklepów odzieżowych.

Problem
Pani Edyta jest merchandiserem pracującym dla sieci kilkudziesięciu sklepów odzieżowych. Kilkakrotnie w ciągu roku przeprowadza zmiany wystaw sklepowych w swojej sieci. Przed wdrożeniem systemu Eldorado proces ten wyglądał następująco: pani Edyta przy pomocy firmy zewnętrznej przygotowuje koncepcję wystroju wystawy, którą testuje w sklepie testowym. Następnie przygotowuje newsletter, w którym opisuje sklepom jak ma wyglądać nowa wystawa oraz przygotowuje towarzyszące opisowi grafiki i fotografie ze sklepu testowego. Newsletter wysyłany jest do sklepów emailem.

Sklepy po przeprowadzeniu zmiany wystawy wysyłają również poczta elektroniczną informację zwrotną wraz z dokumentacją fotograficzną przeprowadzonej zmiany. Pani Edyta aktualizuje bazę danych, którą prowadzi w Excelu, a zdjęcia ze sklepów zapisuje w specjalnie utworzonej strukturze katalogów na dysku sieciowym. Niestety taki ręczny proces prowadzi do błędów i często pani Edyta poświęca dużo czasu na korespondencję ze sklepami w celu wyjaśnienia braków.

Rozwiązanie

Po aktywacji usługi Eldorado pani Edyta zmieniła proces zarządzania zmianą wystawy. Obecnie po przygotowaniu koncepcji i przetestowaniu jej w sklepie testowym, pani Edyta rozpisuje szczegółowe zadania dla swoich sklepów. Z doświadczenia wie, że im bardziej szczegółowo i w „detalu” rozpisane są zadania tym lepsze wyniki. W końcu „retail is detail”.

Szczegółowo rozpisane zadania wprowadzane są następnie do systemu Eldorado. Zadaniom towarzyszą szczegółowe opisy, rysunki i fotografie. Pani Edyta określa, kiedy dana zmiana wystawy ma nastąpić. Kierownik sklepu ma dostęp do swoich zadań poprzez komputer PC i urządzenie mobilne (tablet i telefon). W wypadku małych, kosmetycznych zmian kierownik zwykle posługuje się telefonem: z niego odczytuje co jest od niego wymagane i na telefonie potwierdza wykonanie zadania. W przypadku bardziej skomplikowanych zadań kierownicy sklepu zwykle pracują z systemem Eldorado przez komputer – wtedy mają możliwość wydrukowania instrukcji wraz z załączonymi grafikami. Po realizacji zadania pracownicy zmieniają status na „wykonane” na komputerze, a aplikację mobilną wykorzystują do zrobienia zdjęć potwierdzających wykonanie prac. Oczywiście mogą cały proces przeprowadzić też tylko za pomocą urządzenia mobilnego.

Szczegółowo rozpisane zadania wprowadzane są następnie do systemu Eldorado. Zadaniom towarzyszą szczegółowe opisy, rysunki i fotografie. Pani Edyta określa, kiedy dana zmiana wystawy ma nastąpić. Kierownik sklepu ma dostęp do swoich zadań poprzez komputer PC i urządzenie mobilne (tablet i telefon). W wypadku małych, kosmetycznych zmian kierownik zwykle posługuje się telefonem: z niego odczytuje co jest od niego wymagane i na telefonie potwierdza wykonanie zadania. W przypadku bardziej skomplikowanych zadań kierownicy sklepu zwykle pracują z systemem Eldorado przez komputer – wtedy mają możliwość wydrukowania instrukcji wraz z załączonymi grafikami. Po realizacji zadania pracownicy zmieniają status na „wykonane” na komputerze, a aplikację mobilną wykorzystują do zrobienia zdjęć potwierdzających wykonanie prac. Oczywiście mogą cały proces przeprowadzić też tylko za pomocą urządzenia mobilnego.

Dzięki temu, że zdjęcia są wykonane przy pomocy aplikacji, są one jednoznacznie przypisane do określonego zadania, co ułatwia pracę pani Edycie. Ma ona pełen przegląd tego, co zostało zrobione wraz z dokumentacją fotograficzną – nie musi zapisywać plików zdjęciowych ręcznie, a baza w Excelu stała się niepotrzebna – informacje o wykonaniu zadań są dostępne w systemie. Oczywiście istnieje możliwość eksportu raportów z systemu Eldorado do formatu Excela – na wypadek, gdyby konieczne okazało się dodatkowe manipulowanie danymi uzyskanymi z systemu. Dzięki oprogramowaniu Eldorado pani Edyta zredukowała czas poświęcany na czynności manualne, który może przeznaczyć na prace koncepcyjne i analizę danych.

Podsumowanie

System Eldorado umożliwia precyzyjną definicję zadań wraz ze szczegółowym opisem czego oczekuje się od załogi sklepu. Personel sklepu dzięki temu, że wszystkie zadania są w jednym miejscu w systemie, wie czego oczekuje od niego centrala. Zadania są realizowane na czas i zachowaniem wysokiej jakości. Z kolei centrala ma pełen przegląd tego, jak wdrożone zostały zalecenia wysłane do sklepu na dany sezon.